खरीद प्रक्रिया चार सवालों का उत्तर दे: चीज क्यों चाहिए थी, यह आपूर्तिकर्ता क्यों चुना, वास्तव में क्या मिला और भुगतान किसने मंजूर किया। उद्देश्य ऐसा साफ क्रम है जिसमें खाते से पैसा जाने से पहले गलती पकड़ी जा सके।
खरीद की लिखित नीति रखें
तय करें कि माँग, तुलना, मंजूरी, माल प्राप्ति और भुगतान कौन करेगा। संस्था के नियमों के अनुसार स्वीकृति की सीमा रखें। कोटेशन तुलना, तत्काल खरीद और हित-संबंध बताने की प्रक्रिया लिखें। किसी आंतरिक तरीके में कई कोटेशन लेने की सलाह का अर्थ यह नहीं कि हर FPO की हर खरीद में वही संख्या कानूनी रूप से जरूरी है।
Producer Company में प्राप्ति, खर्च और खरीद के लेखा रिकॉर्ड का संदर्भ धारा 378ZE में है। किसी अनुदान समझौते या खास गतिविधि की अतिरिक्त शर्त हो सकती है; ऑर्डर से पहले उसे जाँचें।
पूरा प्रस्ताव तुलना करें
सभी आपूर्तिकर्ताओं को एक जैसी specification दें। प्रति इकाई कीमत, मात्रा, लागू कर, परिवहन, डिलीवरी समय, गुणवत्ता, warranty या replacement और भुगतान शर्त देखें। केवल कम unit price देखकर चुना गया माल अतिरिक्त freight या खराब गुणवत्ता के कारण महँगा हो सकता है।
चयन का कारण लिखें। निदेशक, कर्मचारी या रिश्तेदार का आपूर्तिकर्ता में हित हो तो घोषित करें और लागू मंजूरी तथा अलग रहने की प्रक्रिया मानें। परिचित vendor नाम के पीछे संबंधित पक्ष का मामला न छिपाएँ।
ऑर्डर, प्राप्ति और बिल मिलाएँ
स्वीकृत ऑर्डर या बराबर का लिखित निर्देश दें। माल आने पर मात्रा, हालत, अंतर और स्वीकार करने वाला व्यक्ति दर्ज करें। भुगतान से पहले इसे बिल तथा तय शर्तों से मिलाएँ। सेवा का भी प्रमाण हो: पूरा assignment, attendance या स्वीकार किया गया deliverable, जो काम के अनुसार उचित हो।
उदाहरण के लिए बिल में 100 बैग हैं, लेकिन प्राप्ति में 96 स्वीकार और चार खराब दर्ज हैं। replacement, credit या स्वीकृत समाधान दर्ज किए बिना पूरे 100 स्वीकार मानकर भुगतान न करें। मूल बिल और सुधार का क्रम रखें।
भुगतान पाने वाले की अलग पुष्टि करें
बैंक खाता स्वीकृत आपूर्तिकर्ता या अधिकृत व्यवस्था से मेल खाता हो। अचानक बैंक विवरण बदलने का संदेश आए तो अलग सत्यापन करें। पहले से पुष्ट नंबर पर संपर्क करें; बदलाव वाले संदेश में दिए नंबर पर ही भरोसा न करें। भुगतान जल्दी करने के लिए बैंक पासवर्ड या OTP न बताएँ।
संस्था का अधिकृत भुगतान माध्यम उपयोग करें। निजी खर्च की वापसी अलग पहचानें, प्रमाण लें और नीति के अनुसार मंजूर करें। स्वीकृति सीमा से बचने के लिए एक खरीद को छोटे-छोटे बिलों में न तोड़ें।
लेखे में पूरा करें
भुगतान संदर्भ, तारीख, राशि और किस बिल के लिए दिया, यह दर्ज करें। बकाया बिल और advance देखें ताकि एक बिल दो बार न चुकाया जाए। बैंक स्टेटमेंट और ledger मिलाएँ तथा अंतर की जाँच करें। सदस्यों को उचित खर्च सारांश दें, लेकिन banking credentials या अनावश्यक निजी जानकारी न प्रकाशित करें।
भुगतान से पहले चेकलिस्ट
- जरूरत और बजट मंजूर है।
- आपूर्तिकर्ता चयन और हित-संबंध दर्ज हैं।
- माल या सेवा स्वीकार होने का प्रमाण है।
- बिल और लागू कटौतियों की जाँच हुई है।
- बैंक विवरण और भुगतान अधिकार पुष्ट हैं।
- लेखा प्रविष्टि और बैंक संदर्भ जुड़े हैं।
सामान्य प्रश्न
आपात खरीद में सामान्य क्रम संभव न हो तो? लिखित exception प्रक्रिया अपनाएँ। कारण, मंजूरी और बाद की समीक्षा दर्ज करें। जल्दबाजी प्रमाण मिटाने का कारण नहीं है।
क्या छोटी संस्था में एक accounts कर्मचारी हो सकता है? हाँ। जहाँ संभव हो महत्वपूर्ण मंजूरी और मिलान किसी दूसरे अधिकृत व्यक्ति से जँचवाएँ।
स्रोत और अतिरिक्त जानकारी
- Government-hosted Companies Act text — Section 378ZEस्रोत जाँच की तारीख: 2026-10-23
CAFIC ज्ञान श्रृंखला के लिए AI की सहायता से तैयार किया गया है। उदाहरण समझाने के लिए हैं। नियमों या तकनीकी जानकारी पर कदम उठाने से पहले मौजूदा आधिकारिक आवश्यकताओं और स्थानीय परिस्थितियों की पुष्टि करें।
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